Privacybeleid
Privacybeleid
Laatst bijgewerkt op 4/10/2026.
Sodipa Duikclub vzw hecht belang aan je privacy. Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens wij bijhouden, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij?
Sodipa Duikclub vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens.
- Adres: Sint-Fredegandusstraat 23/B3, 2100 Deurne
- Ondernemingsnummer: BE0810.879.715
- E-mail: e-mailadres
2. Welke gegevens houden wij bij?
Als je je inschrijft voor een initiatie
Via het inschrijvingsformulier op deze website vragen wij je voornaam, familienaam, e-mailadres en telefoonnummer, en de datum die je koos. Je mag daar zelf een opmerking aan toevoegen. Wij hebben die gegevens nodig om je te kunnen contacteren en de initiatie praktisch af te spreken. Je inschrijving komt ook per e-mail toe in een mailbox die enkel het bestuur leest.
Als je lid bent
Van leden houden wij voornaam, familienaam en e-mailadres bij, samen met je rol binnen de club, je federatienummer bij Duiken.Vlaanderen en, als je ze zelf invult of plaatst, je telefoonnummer en je profielfoto. Je adres en geboortedatum houden wij niet bij: die kent de federatie al via je federatienummer. Je wachtwoord bewaren wij niet: het aanmelden verloopt via een aparte aanmeldingsdienst die wij zelf beheren.
In het ledengedeelte houden wij daarnaast bij voor welke activiteiten je je inschrijft (en met hoeveel personen) en welke berichten je bij een activiteit plaatst.
Als je een duikopleiding volgt
Volg je bij ons een opleiding voor een brevet (1-ster, 2-ster, 3-ster), dan houden wij je vorderingsboek digitaal bij, zoals je instructeurs dat vroeger op papier deden:
- in welke opleiding je zit, wie je verantwoordelijke instructeur is, en je start- en vervaldatum;
- de lessen en sessies die je volgde, met datum, plaats en omstandigheden (bijvoorbeeld een nachtduik);
- de beoordelingen (A tot D) per vaardigheid, met wie ze gaf en wanneer, en de opmerkingen die instructeurs voor jou noteerden;
- welke lessen afgetekend zijn, en of je dat zelf bevestigde;
- je brevetten en dieptekwalificaties, ook die van een andere federatie;
- welke voorwaarden een instructeur voor jou bevestigde, zoals een geldig medisch attest of een specialisatie. Het attest of de specialisatie zelf bewaren wij niet, enkel wie het nakeek en wanneer.
Opleidingen staan open vanaf 14 jaar. Ben je jonger dan 16, dan kunnen ook je ouders of voogd de rechten uit punt 8 voor jou uitoefenen.
Foto's
In de fotoalbums en op de pagina's van deze website staan foto's waarop leden en deelnemers herkenbaar kunnen zijn. Wil je een foto van jezelf laten verwijderen, laat het ons weten — zie punt 8.
3. Waarom, en op welke grondslag?
Waarvoor | Grondslag |
|---|---|
Je inschrijving voor een initiatie opvolgen | Uitvoering van je vraag, op jouw verzoek |
Het ledenbeheer en de werking van de club | Uitvoering van het lidmaatschap |
Activiteiten organiseren en communiceren | Gerechtvaardigd belang van de club |
Foto's van de clubwerking tonen | Gerechtvaardigd belang, met recht van bezwaar |
Je duikopleiding opvolgen en je vorderingsboek bijhouden | Uitvoering van het lidmaatschap en van de opleiding waarvoor je je inschreef |
Je vorderingsboek bewaren na je opleiding | Gerechtvaardigd belang: de federatie kan het tot vijf jaar na je brevet opvragen |
Wij gebruiken je gegevens nooit voor reclame, en wij verkopen of verhuren ze aan niemand.
4. Hoe lang houden wij ze bij?
- Inschrijvingen voor initiaties: tot de initiatie is afgehandeld en, als je geen lid wordt, ten hoogste één jaar daarna.
- Ledengegevens: zolang je lid bent, en daarna zolang het wettelijk of voor de werking van de vzw nodig is.
- Foto's: zolang zij relevant zijn voor de clubwerking, of tot je vraagt ze te verwijderen.
- Vorderingsboek: tot vijf jaar na je brevet, of na het stopzetten of vervallen van je opleiding. Laat je in die periode je account verwijderen, dan wissen wij je naam, e-mailadres, telefoonnummer en profielfoto meteen, maar blijft je vorderingsboek bewaard onder je federatienummer, omdat de federatie het kan opvragen. Na die vijf jaar wissen wij het.
Wij wissen deze gegevens met de hand, per beslissing. Er verdwijnt niets automatisch buiten ons medeweten.
5. Wie krijgt je gegevens nog te zien?
Alle software achter deze website — de databank, de aanmeldingsdienst en de bezoekersteller — beheren wij zelf. Twee bedrijven werken in onze opdracht mee, en enkel voor de taak die hieronder staat:
- Hetzner Online GmbH (Duitsland) — levert de servers en de bestandsopslag waarop deze website draait. Hetzner verwerkt je gegevens uitsluitend in onze opdracht, op basis van een verwerkersovereenkomst, en gebruikt ze niet voor eigen doeleinden. De gegevens blijven binnen de Europese Unie.
- Postmark (ActiveCampaign, LLC — Verenigde Staten) — bezorgt de e-mails van de aanmeldingsdienst, zoals je uitnodiging als nieuw lid of een aanvraag om je wachtwoord opnieuw in te stellen, en het bericht aan het bestuur wanneer je je inschrijft voor een initiatie. Postmark krijgt daarvoor je naam en e-mailadres te zien, samen met de inhoud van dat bericht; bij een inschrijving zijn dat ook je telefoonnummer, de gekozen datum en je opmerking. Wij sturen langs die weg niets anders.
Postmark verwerkt die berichten op servers in de Verenigde Staten; een Europese vestiging biedt de dienst vandaag niet aan. Die doorgifte steunt op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die deel uitmaken van de verwerkersovereenkomst die wij met Postmark sloten. Je kan een kopie van die waarborgen bij ons opvragen. Het is het enige onderdeel van deze website waarbij gegevens de Europese Unie verlaten.
Binnen de club zijn de inschrijvingen voor initiaties enkel zichtbaar voor bestuursleden. Je ledengegevens, met je telefoonnummer en je federatienummer, en je vorderingsboek zijn zichtbaar voor bestuursleden en voor de instructeurs van de club: instructeurs hebben ze nodig om je in te schrijven voor een opleiding, een coach toe te wijzen en je opleiding te volgen. Andere leden zien ze niet. Je vorderingsboek zelf kan je altijd inkijken en afdrukken.
6. Cookies en lokale opslag
Deze website gebruikt geen cookies om je te volgen, en toont daarom ook geen cookiebanner. Wat wij wél gebruiken:
Wat | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|
Aanmeldingscookie | Je aangemeld houden in het ledengedeelte | Tot je je afmeldt |
Lokale opslag in je browser | Kleine voorkeuren onthouden, zoals welk tabblad je open had staan of dat je een melding wegklikte | Blijft in je eigen browser |
Die voorkeuren blijven op je eigen toestel staan, worden nooit naar ons verzonden en zeggen niets over wie je bent. Zij zijn strikt noodzakelijk om de website te laten werken zoals je hem opvraagt, en daarvoor is geen toestemming vereist.
7. Bezoekersstatistieken
Wij tellen hoeveel mensen de publieke pagina's bezoeken, met Umami, software die wij zelf beheren op onze eigen installatie. Er gaat dus niets naar een statistiekdienst van derden. Daarbij worden geen cookies geplaatst en wordt niets op je toestel bewaard. Je IP-adres wordt niet opgeslagen: het wordt enkel gebruikt om een versleutelde, dagelijks wisselende code te berekenen waarmee wij bezoeken kunnen tellen zonder bezoekers te kunnen herkennen. Wij kunnen je op basis daarvan dus niet identificeren en niet volgen tussen websites of over dagen heen.
Het ledengedeelte tellen wij niet mee.
8. Je rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te kijken;
- ze te laten verbeteren als ze niet kloppen;
- ze te laten wissen;
- bezwaar te maken tegen een verwerking, bijvoorbeeld tegen een foto;
- te vragen de verwerking te beperken;
- je gegevens in een leesbaar formaat te ontvangen.
Stuur daarvoor een bericht naar e-mailadres. Wij antwoorden binnen de maand.
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — e-mailadres — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
9. Wijzigingen
Wij passen dit beleid aan wanneer de website verandert. De datum bovenaan zegt wanneer dat laatst gebeurde.